Aujourd'hui, j'ai envie de vous présenter comment organiser un forum ouvert en ligne. Je vais prendre l'exemple de l'événement organisé à l'EUDEC (l'antenne française de l'Association Européenne des Ecoles Démocratiques) avec 3 autres membres de l'association.
L'EUDEC www.eudec.fr
Cette organisation promeut une école dans laquelle chaque jeune a droit à l'autodétermination dans l'apprentissage. 2 à 4 fois par an, cette association organise des rencontres de 3-4 jours qui fonctionnent en forum ouvert. Cette année avec le COVID-19, le forum n'a pas pu avoir lieu physiquement. Avec 3 autres membres, nous avons proposé de faire cette rencontre sur internet. Voici une petite synthèse de ce qui a été fait.
Le forum ouvert
Un forum ouvert est un événement dans lequel les sujets sont proposés par les participants à l'événement. Ce type de forum est idéale pour des organisations qui souhaitent mettre en oeuvre l'intelligence collective pour faire émerger ce qui importe vraiment aux participants à l'événement.
Un forum ouvert est assez cadré pour que les participants à l'événement puissent se concentrer sur le contenu et assez libre pour que puisse émerger ce qui doit émerger. Des règles sur le fonctionnement de l'événement sont écrites. Des bonnes pratiques sur le fonctionnement des réunions sont proposées. Des comptes rendus de réunion sont écrits pour un partage avec les personnes non présentes ou les personnes n'assistant pas à certaines réunions.
Dans ce forum ouvert, nous avons utilisé une logiciel d'intelligence collective: Idealoom proposé par la société biensurterre.fr. Ce logiciel permet de faire émerger les idées fortes des réunions quasiment en temps réel ou après un traitement pour préparer une synthèse sous forme de mindmap.
Les spécificités du forum ouvert en ligne
Dans sa version en ligne, le forum a été plus court : 2 jours.
Nous avons demandé une inscription avant et nous avons incité les gens à proposer des sujets avant le forum ouvert.
Le jours de l'événement, nous avions 7 salles ZOOM (indépendantes) ouvertes dont une salle "Agora" pour l'accueil des participants et pour aiguiller les gens perdu.
Chaque personne pouvait voir les ateliers et accéder aux salles en utilisant un fichier google form:
Ce fichier contient :
- Une présentation des règles de fonctionnement du forum ouvert
- Un planning des ateliers sur les 2 jours
Il est facilement modifiable pour l'adapter à votre besoin. Nous le partageons gratuitement.
Les ateliers étaient ponctués de moment d'ajustement et d'une grosse pause entre 12h30 et 14h. En fin de journée, nous avons proposé de poursuivre avec des moments de détentes en ligne. 45 minutes ont été consacré à une restitution en fin d'événement.
Couplé au forum à proprement dit, nous avons mis en place :
- Un livre d'or
- Des modèles de compte rendu
- Un carte des participants pour favoriser l'identification des gens et pouvoir les contacter aprè l'événement.
Les bonnes surprises:
1. des retours très proches des retours qu'on peut avoir dans une forum en présentiel (Energie du groupe, joie de se retrouver, envie de partager, envie d'aller plus loin,...)
2. moins de temps à trouver les salles et plus de temps dans les salles
3. plus de visibilité sur les participants à chaque atelier
4. Les personnes se sont facilement adaptés aux outils en ligne.
5. Les brises glaces adaptés à la distance ont bien fonctionnés.
6. Nous avons même reçu des dons de certains participants soutenant le mouvement et l'événement.
Les moins bonnes surprises:
1. 2 jours de zoom est assez fatiguant
Un outil d'intelligence collective
L'intelligence collective est souvent mis à toute les sauces pour prôner l'implication des gens dans les décisions d'une organisation. L'intelligence collective ne peut vraiment fonctionner que si on laisse les personnes libres de mettre l'énergie où le collectif veut le mettre.
Dans pas mal d'événement dans lesquels on prône l'intelligence collective, il y a une trame des sujets, un cadrage qui fait que ce qui émerge ne représente pas vraiment ce qu'à pu amener le groupe, le collectif.
Si l'on veut vraiment faire émerger les idées du groupe et faire travailler l'intelligence collective, pour moi un forum ouvert est idéal. Cela ne veut pas dire qu'il faut laisser les gens s'organiser au gré de leurs humeurs et envie. Il est important de proposer un cadre sécurisant (La forme) pour que le fond puisse émerger. Pour les gens qui organisent l'événement, il y a le besoin de lâcher prise, d'être à l'écoute de ce qu'il se passe, de prendre la mesure de la réalité du collectif.
A l'EUDEC, la raison d'être est très forte. Par conséquent, il n'y avait pas à poser une thématique de l'événement. Ce qui pourrait être fait dans certaines organisations.
Plus généralement, j'ai envie de parler sur l'intelligence collective et le fait que dans certaines organisation de type opales, fractale, libérante,... l'intelligence collective est le quotidien. Des événements tels qu'un forum ouvert sont juste nécessaire pour s'ajuster, pour poser des choses, pour ré-énergiser.